Написать мейл - хорошо, но позвонить - лучше, а сходить и поговорить с контактным лицом - самый лучший вариант. Одна знакомая, когда ей что-то нужно, может отправить десять писем в день, оборвать все телефоны, если нет возможности придти. Помню, она мне показывала мейл из немецкого университета, который начинался с "Уважаемая фрау Кращук, спасибо за Ваши семь запросов".